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Définissez les objectifs et le public cible de l’événement
La première étape essentielle pour planifier et réussir un événement corporatif est la définition des objectifs de l’événement. Commencez donc à déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre en organisant ce type d’événement. Que cherchez-vous à accomplir ? Qui est votre public cible ? Les réponses à ces questions sont indispensables, car elles influenceront toutes vos futures décisions.
Si vous n’avez pas assez de temps pour planifier l’événement, vous pouvez vous faire accompagner par une agence événementiel à Montréal
si l’événement se tient dans la région ou ses environs. Même si ce n’est pas le cas, vous pourrez profiter des conseils des experts à distance pour réussir votre événement corporatif. Les avantages d’opter pour cette solution sont multiples : gain de temps, d’argent, réussite assurée, etc.
Établissez le budget tout en explorant les possibilités de financement
L’établissement d’un budget réaliste qui tient compte de tous les coûts nécessaires à l’organisation de l’événement corporatif est un gage de réussite de l’événement. Votre budget doit prendre en considération les coûts liés à :
- La localisation ;
- La logistique ;
- La restauration ;
- La publicité ;
- L’hébergement, etc.
Il faut ajouter à tous ces coûts, les honoraires des intervenants. Une fois le budget établi, étudiez toutes les possibilités de financement de votre événement corporatif. Que ce soit par le budget de l’entreprise, des partenaires ou des sponsors, plusieurs options s’offrent à vous. Un budget équilibré est primordial pour éviter les surprises financières.
Choisissez un lieu adapté à la taille de votre public cible
Sélectionnez le lieu où se déroulera votre événement corporatif en considérant la taille de votre public, l’emplacement géographie et l’image que vous souhaitez renvoyer. Toutefois, il faut souligner que la date de votre événement ne doit pas correspondre à des jours fériés, des événements concurrentiels et des contraintes saisonnières.
Élaborez un plan détaillé de la logistique et listez les équipements audiovisuels
Dès que vous définissez le lieu où va se dérouler votre événement corporatif, assurez-vous que rien ne manque. Des infrastructures en passant par le matériel audiovisuel aux espaces de restauration, tout doit être au top jusqu’aux petits détails.
Prévoyez un plan logistique détaillé pour vous rendre la tâche facile depuis la veille de l’événement jusqu’au dernier jour. Ce plan doit comprendre la gestion des inscriptions, le stationnement et la signalisation pour simplifier le déplacement des participants. Si vous planifiez un team building, vous trouverez ici plus d’informations.
Mettez en place des stratégies pour faciliter les inscriptions
Misez sur l’inscription en ligne pour faciliter la gestion des participants. Prévoyez des badges personnalisés, des kits d’accueil et des données utiles pour assurer une expérience fluide aux participants dès leur arrivée. Si vous organisez une réunion de travail, cliquez ici pour en savoir plus pour bien la planifier.
Établissez le programme et choisissez des intervenants engageants
L’élaboration du programme de déroulement de l’événement ne doit souffrir d’aucune erreur. Il est donc indispensable de le rédiger à l’avance et de le partager avec certaines personnes-ressources pour avoir leurs avis. Cela vous permettra d’améliorer le programme et d’intégrer tous les éléments importants dans le meilleur ordre possible. Vous devez y inclure les temps de paroles, des pauses et des activités de réseautage.
Concernant les intervenants, sélectionnez des personnes engageantes capables de captiver votre public cible. Et, réservez du temps pour des séquences de questions-réponses et des interactions. Pour finir, prévoyez une évaluation post-événement pour recueillir les retours auprès des participants. Cela vous permettra d’évaluer la réussite de l’événement et de retenir les points forts. Mais aussi les différents axes d’amélioration pour les prochains événements corporatifs que vous souhaiterez organiser.
